Vantaggi

La gestione efficiente del flusso documentario e dell’archivio rappresenta spesso un problema e un costo inutile per l’azienda, benché l’esistenza di un archivio e la costante produzione di documenti siano in stretta correlazione con la vita produttiva dell’ente.

Montagne di carta in cui i documenti si confondono o addirittura si perdono, difficoltà a reperire le pratiche nel momento in cui servono, impiegati dati per dispersi nei lunghi giorni di ricerca tra gli scaffali dell’archivio aziendale, per non parlare dei costi a fondo perduto, investiti per i locali adibiti ad archivio, le attrezzature e l’adeguamento delle normative in evoluzione.

I vantaggi di una corretta conservazione archivistica sono molteplici:

  • flusso cartaceo ridotto
  • abbattimento dei costi di logistica e di gestione (personale e locali)
  • maggiore efficienza (riduzione dei tempi di lavoro d’ufficio)
  • affidabilità e riservatezza
  • miglioramento qualitativo del servizio (ottimizzazione tecnologica e snellimento strutturale)
  • utilizzo di competenze professionali specifiche
  • nessun immobilizzo di apparecchiature, locali, personale
  • certificabilità dei costi sostenuti per la gestione d’archivio e la ricerca documenti
  • possibilità di concentrarsi maggiormente sui core processes, sulle attività strategiche dell’azienda