La gestione efficiente del flusso documentario e dell’archivio rappresenta spesso un problema e un costo inutile per l’azienda, benché l’esistenza di un archivio e la costante produzione di documenti siano in stretta correlazione con la vita produttiva dell’ente.
Montagne di carta in cui i documenti si confondono o addirittura si perdono, difficoltà a reperire le pratiche nel momento in cui servono, impiegati dati per dispersi nei lunghi giorni di ricerca tra gli scaffali dell’archivio aziendale, per non parlare dei costi a fondo perduto, investiti per i locali adibiti ad archivio, le attrezzature e l’adeguamento delle normative in evoluzione.
I vantaggi di una corretta conservazione archivistica sono molteplici:
- flusso cartaceo ridotto
- abbattimento dei costi di logistica e di gestione (personale e locali)
- maggiore efficienza (riduzione dei tempi di lavoro d’ufficio)
- affidabilità e riservatezza
- miglioramento qualitativo del servizio (ottimizzazione tecnologica e snellimento strutturale)
- utilizzo di competenze professionali specifiche
- nessun immobilizzo di apparecchiature, locali, personale
- certificabilità dei costi sostenuti per la gestione d’archivio e la ricerca documenti
- possibilità di concentrarsi maggiormente sui core processes, sulle attività strategiche dell’azienda